Система электронного документооборота (СЭД) KAI-Документооборот

От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами сокращает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с существующими в данное время объемами работ. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически сходные проблемы:

• потеря документов, а следовательно и информации;
• попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
• накопление документов, назначение и источник появления которых неясны;
• большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - низкая скорость обработки и информации, а следовательно - медленная реакция на новые воздействия;
• избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с ними;
• противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
• бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
• невозможность установления истории работы с документами;
• непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
• избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач предприятия. Например, часто используемый подход - создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые предприятием задачи усложняются, увеличиваются их размеры, указанных решений становится недостаточно, предприятие снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота путем внедрения систем электронного документооборота (СЭД).

Проблемы, которые могут возникнуть при внедрении подобной системы:

- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;
- придание документу юридической силы (использованием электронной цифровой подписи).

Для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы:

1. Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes;

2. Программные системы, построенные на других платформах.

Современное развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По некоторым оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%.

Первые внедрения системы электронного документооборота «КАИ-Документооборот» начались с 2005 года. В данное время она эффективно работает в исполнительном комитете Криворожского городского совета, районных исполнительных комитетов города, в Сакском, Городском советах, начаты внедрения на государственном предприятии «Севергеология», Государственная геологическая служба Украины и др.

Система предназначена для работы с документами на всем сроке их жизни, с момента регистрации до полного исполнения. Внедрение системы позволит специалистам автоматизировать такие процессы делопроизводства как: регистрация, сортировка, поиск документации; ведение параллельной обработки документов одновременно несколькими исполнителями; оперативно уведомлять исполнителей о новых задачах и поручениях. Руководители предприятия смогут оперативно осуществлять контроль исполнительной дисциплины, анализировать занятость в подразделениях, получать в электронном виде отчетность о проделанной работе и т.д.

Работу с документами в любой организации, в том числе горнодобывающей или геологоразведочной отрасли, можно представить в виде структурной схемы (Рис. 1). На 1-м этапе осуществляется регистрация входящих документов с помощью регистрационно-контрольных карточек. Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководителю (2 этап), после назначения резолюции, документ передается на рассмотрение начальникам отделов (3 этап) или на исполнение в отдел (4). При этом ведется централизованный контроль исполнения документов (рассылка предварительных уведомлений о приближении срока исполнения и его наступлении, отметка о выполнении, выполнение с опозданием, анализ выполнения по отделам-исполнителям и т.п.). Результатом выполнения может выступать исходящий документ, внутренние документы, нормативно-правовая документация.

Рис. 1 - Структурная схема документооборота

Основные функции системы «KAИ-Документооборот»

• (рис. 2): регистрация, сортировка, поиск, движение документов по структурным подразделениям и специалистам;
• создание электронного архива документации;

Рис. 2 - Основные функции системы «KAИ-Документооборот»

• распределение прав доступа к информации;
• контроль прохождения документов;
• контроль исполнительной дисциплины;
• сортировка, распределение и отправка исходящей документации;
• ведение единой базы данных адресатов;
• формирование реестра рассылок и курьерских отправлений;
• ведение номенклатуры дел;
• ведение реестра документов, списанных в дело;
• оформление, обработка и выпуск документов;
• ведение единого электронного архива документов;
• поточное сканирование;
• технология идентификации штрих-кодами.

Работа с входящей документацией

Регистрация нового документа выполняется на основе существующего с заполнением электронной регистрационно-контрольной карточки (Рис. 3). При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. При регистрации осуществляется контроль над заполнением атрибутов, которые являются обязательными. При сохранении, система проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество внешних файлов произвольного формата (электронные версии документа). Карточка документа привязывается к номенклатуре дел с указанием дела из справочника номенклатур. Для заполнения основных реквизитов карточки используются разные системные справочники и реестры.

Рис. 3 - Регистрационно-контрольная карточка входящего документа

После регистрации документ направляется руководителю ответственного подразделения. Это производится Системой посредством встроенной почтовой службы. После рассмотрения документа руководитель формирует задания и назначает исполнителя. При этом можно использовать реестр шаблонов текстов резолюций. Задания включают сроки исполнения, список исполнителей, текстовые комментарии и прочую информацию, которая заполняется с помощью карточки контроля (Рис. 4).

Карточки с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их информацией о ходе исполнения документов. При этом Система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках (Рис. 5).

При обработке задания, возможно, назначить главного исполнителя, определить местонахождение оригинала документа. После выполнения задания документ может быть списан в дело или закрыт исходящим документом.

Рис. 4 - Карточка контроля

Рис. 5 - Информация о наступлении срока выполнения задания

Работа с входящей документацией

Первым этапом работы с исходящим документом можно считать инициирование проекта, который начинается при выдаче задания руководителем подразделения или вызван необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Таким образом, регистрация нового документа может производиться как с помощью новой электронной регистрационно-контрольной карточки исходящего документа (регистрируется аналогично входящему документу) (Рис. 6), так и на основании карточки входящего документа на который необходимо составить ответ.

На основании реестра исходящей документации формируются почтовые реестры отправки, курьерские рассылки, конверты для рассылки (Рис. 7).

Рис. 6 - Регистрационно-контрольная карточка исходящего документа

Рис. 7 - Формирование конвертов

Работа с внутренней документацией

Работа с внутренней документацией осуществляется только в электронном виде и с электронными файлами документов. Начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию. В зависимости от вида документа (приказ, решение и др.), можно создать электронный файл на основании шаблонов (например, фирменный бланк организации). Реализована возможность создавать, редактировать, сохранять, удалять и печатать шаблоны. Основные реквизиты внутреннего документа заполняются с помощью соответствующей электронной карточки (Рис. 8).

Рис. 8 - Регистрационная карточка внутреннего документа

Контроль исполнительской дисциплины

В процессе работы над заданием исполнителя руководитель может выполнять консолидированный контроль. Его реализация сводится к формированию отчетности по текущему состоянию выданных в работу заданий. При необходимости можно проводить поиск по значениям атрибутов карточки, в том числе по атрибутам табличных разделов, по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также осуществлять полнотекстовые запросы по содержимому карточек документов и файлов. При этом можно определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр (входящий, исходящий, внутренний документ).

Примерами отчетов могут быть:

• все просроченные документы на сегодняшний день;
• все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период;
• все задания с указанным сроком выполнения (на текущую неделю);
• реестр напоминаний для исполнителей;
• количество выполненных документов в процентном отношении относительно зарегистрированных документов;
• реестры документов по видам.

Формирование аналитических отчетов (анализ исполнения по отделам-исполнителям, анализ исполнения в сравнении годов, анализ по видам документов и др.) позволяет руководителям проводить мониторинг выполняемых процессов и анализ загрузки кадрового персонала организации (Рис. 9,10).

Рис. 9 - Анализ исполнения по отделам-исполнителям

Рис. 10 - Анализ исполнения в сравнении годов

Электронный архив

При регистрации документа, к карточке можно присоединить произвольное количество файлов в любом формате (электронные файлы документа), которые архивируются и помещаются в специальный архив, находящийся в центральном хранилище (сервере). Создание электронного архива документов решает проблемы оперативного доступа к информации и реализует концепцию одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Подобная форма организации хранения значительно снижает риск потери информации и повышает оперативность работы с документами за счет сокращения времени его поиска. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при выполнении информационно-справочной работы, например, создавать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости вести фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

Доступ к информации архива ограничен: разрешения выдаются только определенному кругу пользователей. Благодаря такой системе ограничений, вся документация защищена от несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате неверных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с документами.

Средства работы с электронным архивом в СИСТЕМЕ позволяют:

• автоматически или вручную (по желанию пользователя) сохранять документы в архив по заданным параметрам;
• восстанавливать данные из архива согласно прав доступа;
• одновременно использовать документ несколькими пользователями;
• создавать новую версию документа на базе нескольких предыдущих;
• осуществлять поиск по заданным реквизитам.

Поточное сканирование

Для работы с полученной или исходящей документацией в системе необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является поточное сканирование (рис. 11).

Рис. 11 - Поточное сканирования документов

Опция поточного сканирования предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные и сохранения их в базу данных Системы. Автоматически устанавливается ссылочная связь между регистрационной карточкой документа и его электронным образом. Использование поточного сканирования документов значительно сокращает трудозатраты на ввод документальной информации в компьютер и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.

Технология идентификации штрих-кодами

Регистрация документа, т.е. создание регистрационной карточки, выполняется по обычным правилам. После записи регистрационной карточки документа в базу данных Системы на первую страницу документа в определенном месте, задаваемом параметрами настройки, наносится штрих-код, содержащий уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки (рис. 12). Использование штрих-кодов позволяет сократить время поиска регистрационной карточки документа, сократить время ввода данных при перемещении документа, сократить время формирования реестров почтовой рассылки и др.

Рис. 12 - Технология штрих- кодирования

Заключение

Внедрение и использование автоматизированной системы электронного документооборота «КАИ-Документооборот» позволит:

• перейти на принципиально новый уровень регистрации входящей, исходящей, внутренней документации;
• повысить качество оперативного контроля исполнительной дисциплины;
• ускорить эффективное взаимодействие руководителей и исполнителей за счет быстрого обмена сообщениями и информацией;
• обеспечить полную автоматизацию процессов делопроизводства и позволит приблизиться к «безбумажной» технологии документооборота.

Литература

1. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, -2004. - с.49
2. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. -2006. - №10. - С. 17-22.
3. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»( Із змінами, внесеними згідно із Законом № 2599-IV ( 2599-15 ) від 31.05.2005, ВВР. -2005. № 26. -с.349).